El workflow de solicitudes de compras se convirtió en una pieza clave para GEMIGEO, una empresa de capitales europeos dedicada a exploraciones marítimas en todo el mundo. Antes de adoptar el módulo iWorkflow de iWeb, cada pedido viajaba por mail o teléfono y terminaba volcado a planillas de cálculo en manos de una sola persona. El proceso funcionaba, pero a costa de cuellos de botella, falta de seguimiento y una carga manual permanente sobre SAP.
J&B Solutions implementó un circuito digital que emula el proceso real de compras y se conecta con SAP, transformando un trámite disperso en un legajo trazable y consultable por todas las áreas involucradas.
La situación previa: solicitudes informales y un cuello de botella
La gestión de compras se llevaba de manera informal. Las solicitudes llegaban por mail o llamada, una persona las centralizaba en planillas y desde ahí se intentaba dar seguimiento al ciclo completo. El esquema generaba tres problemas concretos: los responsables de área no tenían visibilidad real del estado de cada pedido, los solicitantes no sabían cuándo avanzaba su requerimiento y la carga en SAP dependía de una sola persona.
Para una pyme con operaciones distribuidas globalmente, esa dependencia se transformaba en riesgo operativo.
La necesidad: canalizar las solicitudes y alimentar SAP
GEMIGEO necesitaba canalizar las solicitudes de compras en un solo lugar, conocer el estado de situación de cada una y, sobre todo, alimentar SAP de forma confiable. El reto no era reemplazar al ERP, sino darle un canal de entrada ordenado: que cada solicitud llegara a SAP ya aprobada, con toda la documentación de respaldo y el alta de activo fijo gestionada cuando correspondiera.
La solución implementada por J&B Solutions
Con iWorkflow sobre la plataforma iWeb, J&B replicó el proceso real de compras de GEMIGEO en un circuito digital, paso a paso, con los actores reales en cada etapa.
Solicitud de compra
El usuario inicia el pedido en el sistema, indicando qué necesita y por qué. Desde el primer momento la solicitud queda registrada y visible para todas las personas autorizadas.
Identificación y generación del activo fijo
Si la compra corresponde a un activo fijo, el workflow contempla esa identificación y habilita su generación dentro del mismo circuito, evitando trabajos paralelos entre Compras y Patrimonio.
Habilitación de la carga en SAP
Una vez aprobada la solicitud, el workflow habilita la carga en SAP. La conexión entre ambos sistemas evita que alguien tenga que retipear datos o reconstruir información desde cero.
Un verdadero legajo de compra
El sistema permite adjuntar presupuestos, catálogos, fotos y cualquier otro archivo asociado a la solicitud. Todo queda almacenado junto a la operación, formando un legajo consultable en cualquier momento. Esto es especialmente valioso para una empresa cuya operación está distribuida en distintos puntos del mundo.
Resultados
La implementación se completó en 20 días, un plazo corto incluso para una operación distribuida internacionalmente. Los resultados concretos:
GEMIGEO pasó a contar con un historial completo de las compras realizadas, con el detalle y la trazabilidad de cada operación. La información dejó de vivir en planillas y mails para centralizarse en un sistema único. Cualquier usuario autorizado puede consultar el estado de una solicitud, revisar su documentación asociada o repasar compras pasadas.
Esto habilita algo que antes era prácticamente imposible: estudios y análisis estadísticos sobre el comportamiento de compras, una base sólida para la toma de decisiones por parte de la dirección.
Si tu empresa todavía gestiona las solicitudes de compras por mail y planillas, y querés que esa información alimente SAP (o cualquier otro ERP) de forma trazable y compartida, en J&B Solutions diseñamos workflows a medida que se integran con tus sistemas actuales.
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