El software de gestión de KPI se transformó en una pieza clave para GEMIGEO, una empresa extranjera dedicada a exploraciones marítimas que opera bajo exigencias regulatorias de la Unión Europea. Antes de implementar el módulo iKPI de iWeb, los indicadores ambientales, de residuos peligrosos y operacionales se gestionaban en planillas individuales, con dobles cargas y alto riesgo de error.
J&B Solutions implementó iKPI para centralizar la carga, el cálculo y la visualización de KPI, con roles definidos por usuario y una vista consolidada en distintas escalas temporales —mensual, trimestral, semestral y anual.
La situación previa: planillas, dobles cargas y riesgo de error
La gestión de indicadores se llevaba en planillas de cálculo individuales. Según el indicador a calcular, un mismo dato debía cargarse en más de un lugar dentro de la misma planilla, lo que generaba dos problemas inmediatos: sobretrabajo del equipo encargado de mantener los KPI actualizados y mayor probabilidad de error humano en las fórmulas o en las consolidaciones.
Para una empresa que necesita reportar indicadores ambientales y operativos con periodicidad fija, esa fragilidad operativa se vuelve un riesgo de cumplimiento.
La necesidad: indicadores ambientales y operacionales actualizados
Por exigencias de las normas y directivas de la Unión Europea, GEMIGEO necesitaba mantener actualizados sus indicadores ambientales, sus indicadores de residuos peligrosos y los indicadores operacionales de la empresa. El requerimiento técnico apuntaba a una herramienta que pudiera:
- Centralizar la carga de datos de distintos sectores en un único sistema.
- Asignar roles diferenciados según el rol de cada usuario.
- Permitir definir fórmulas de cálculo y formatos de presentación.
- Consolidar la información en distintas escalas temporales y mostrar evolución frente a objetivos.
La solución implementada por J&B Solutions
J&B implementó el módulo iKPI de iWeb, configurado a medida del proceso de indicadores de GEMIGEO.
Roles diferenciados por usuario
A cada usuario se le asigna un rol dentro del módulo: carga de datos, carga de valores objetivo, visualización, o definición de tablas, fórmulas y formato de presentación. Esto permite que cada sector trabaje sobre lo que le compete sin interferir con otros.
Carga mensual con consolidación automática
El sistema admite la carga de valores mensuales, pero los consolida y los presenta también en valores trimestrales, semestrales y anuales, lista para informes regulatorios o de gestión interna.
Fórmulas de cálculo y formato de presentación configurables
Las tablas del sistema, las fórmulas de cálculo y el formato de presentación de los resultados se definen dentro del módulo, lo que elimina la dependencia de planillas con fórmulas frágiles y dispersas.
Gráficos de evolución y comparación con objetivos
iKPI presenta gráficos de evolución de cada indicador y permite compararlos con los valores objetivo definidos, transformando los datos en información accionable para la toma de decisiones.
Resultados
La implementación se completó en 15 días. Los resultados concretos:
GEMIGEO simplificó el proceso de carga de datos y la interpretación de los resultados obtenidos. La información dejó de vivir en planillas individuales y pasó a un sistema central donde cada usuario o sector carga y visualiza únicamente los datos e indicadores de su incumbencia.
La segmentación por rol aporta tres ventajas concretas. Reduce el sobretrabajo, ya que cada persona ve sólo lo que le importa. Reduce el riesgo de error, porque cada dato se carga una sola vez. Y facilita el cumplimiento regulatorio, porque los indicadores ambientales y operacionales requeridos por las normas y directivas de la Unión Europea quedan disponibles, calculados y graficados, listos para reportar.
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