El registro de pedidos a talleres externos permite ordenar trabajos tercerizados, materiales enviados, entregas y cierres de órdenes. En este caso, una importante empresa gráfica nacional necesitaba gestionar los pedidos realizados a distintos talleres.
La empresa requería registrar cada orden de trabajo enviada a proveedores externos. Además, necesitaba controlar procesos solicitados, materiales entregados, producto terminado, embalaje y cierre de cada pedido.
Por eso, J&B Solutions desarrolló formularios iWeb para centralizar el circuito. De esta manera, la empresa pudo contar con una herramienta digital para administrar pedidos a terceros con mayor trazabilidad.
La situación previa
La empresa necesitaba ordenar la gestión de trabajos enviados a talleres externos.
Estos pedidos podían incluir distintos procesos productivos. Por ejemplo, impresión, encuadernación, intercalado, laminado, barnizado, troquelado, perforado, corte u otros servicios.
Además, cada orden requería información precisa sobre materiales, cantidades, proveedor, condiciones de entrega y estado del trabajo.
Sin una herramienta digital, el seguimiento podía depender de registros manuales o comunicaciones dispersas. Esto dificultaba conocer el estado real de cada pedido.
También era importante registrar el cierre de cada trabajo. De esta forma, la empresa podía verificar entregas, inspecciones, modificaciones y documentación asociada.
La necesidad
La empresa necesitaba registrar todos los pedidos realizados a distintos talleres.
Además, necesitaba identificar qué productos y procesos se solicitaban en cada caso. Esto permitía ordenar la comunicación con proveedores externos.
También era necesario registrar los materiales enviados. Por ejemplo, papel, origen, cantidades, fechas y datos asociados a cada entrega.
Por otro lado, la empresa necesitaba controlar la recepción del producto terminado. Así, podía documentar embalaje, observaciones, inspecciones y cierre de la orden.
Finalmente, era importante contar con información centralizada. De esta manera, el equipo podía consultar el estado de cada pedido sin depender de registros aislados.
La solución implementada
J&B Solutions desarrolló formularios iWeb para gestionar pedidos a talleres externos.
La solución permite registrar la fecha de emisión, el emisor, la orden de producción y el proveedor adjudicado. Además, permite cargar medidas, tirajes, procesos requeridos y descripción del trabajo solicitado.
También incluye una sección para materiales enviados. Allí se pueden registrar datos de origen, fecha de envío, cantidad enviada y observaciones.
Luego, el formulario contempla el producto terminado y el embalaje. Esto permite registrar la fecha de entrega, el tipo de embalaje y observaciones del caso.
Finalmente, se incluye una etapa de cierre y envío de orden. Esta parte permite verificar el cierre, registrar estado, modificaciones y documentos adjuntos.
Menú y administración de terceros
La solución también incluyó un menú específico para la gestión de terceros.
Desde este menú se puede acceder a la orden de trabajo de talleres externos. Además, se incorporaron opciones administrativas para datos de talleres, destinatarios y firma digital.
También se contempló una sección de contactos. Esto permite ordenar información de talleres externos y clientes.
De esta manera, el circuito no queda limitado al formulario principal. También cuenta con datos de apoyo para mejorar la gestión operativa.
Control del proceso
El formulario organiza el proceso en etapas claras.
Primero, se cargan los productos y procesos solicitados. Luego, se registran los materiales enviados.
Después, se documenta el producto terminado y el embalaje. Finalmente, se realiza el cierre y envío de la orden.
Además, el sistema permite adjuntar documentación. Esto ayuda a conservar respaldos asociados al pedido.
Por otro lado, el registro digital mejora la trazabilidad. Cada orden puede consultarse con mayor claridad y con información centralizada.
Tiempo de implementación
El proyecto tuvo un tiempo de implementación de 1 mes.
Resultados
Como resultado, la empresa incorporó formularios iWeb para registrar pedidos a talleres externos.
La solución permitió ordenar la información de cada orden. Además, facilitó el seguimiento de productos, procesos solicitados y materiales enviados.
También se mejoró el control sobre entregas y cierres. De esta manera, el equipo puede consultar el estado de cada pedido y conservar información del proceso.
Además, el menú de terceros permitió organizar accesos y datos administrativos relacionados con talleres externos.
En consecuencia, la empresa logró una gestión más clara y trazable de los trabajos tercerizados. También incorporó una herramienta digital para acompañar el proceso productivo con información centralizada.
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