La implementación iQHSE para sistema integrado de gestión permite centralizar procesos de calidad, salud, seguridad y medio ambiente en una única plataforma digital. En este caso, una empresa necesitaba optimizar la gestión, el control y el seguimiento de sus procesos y documentos.
La empresa gestionaba su sistema mediante planillas Excel. Además, la documentación se administraba en carpetas compartidas y el seguimiento de los procesos se realizaba de forma manual.
Por eso, J&B Solutions implementó el módulo iQHSE. La solución permitió integrar formularios, documentación, hallazgos, acciones, indicadores, vencimientos, auditorías, riesgos y procesos clave dentro de un mismo entorno colaborativo.
La situación previa
La empresa gestionaba su sistema de calidad, salud, seguridad y medio ambiente mediante planillas Excel.
Este esquema dificultaba el control diario de los procesos. Además, el seguimiento manual no resultaba sencillo para los responsables.
Por otro lado, la documentación se administraba en carpetas compartidas. Esto podía generar problemas de acceso, control de versiones, disponibilidad y trazabilidad.
También era complejo centralizar la información de distintas áreas. Los procesos de calidad y seguridad requerían una gestión más integrada, colaborativa y fácil de consultar.
Por ese motivo, la empresa buscaba una herramienta amigable que permitiera ordenar procesos, documentos, pendientes e indicadores.
La necesidad
La empresa necesitaba optimizar su sistema integrado de gestión.
Además, requería centralizar procesos de calidad, salud, seguridad y medio ambiente en una única plataforma.
También necesitaba mejorar la gestión documental. Los procedimientos, instructivos, guías, presentaciones y otros documentos debían contar con circuitos de revisión, firma, autorización y control de estado.
Por otro lado, era importante facilitar la generación de hallazgos desde planta. Incluso, el personal sin conectividad debía poder registrar información mediante una app con acceso offline.
Finalmente, la empresa necesitaba contar con paneles de pendientes, alarmas, indicadores y segmentación de accesos por sector.
La solución implementada
J&B Solutions implementó el módulo iQHSE para sistemas integrados de gestión.
El sistema cuenta con formularios vinculados a los procesos de calidad, salud, seguridad y medio ambiente.
Durante la implementación, los responsables de calidad y seguridad trabajaron de manera conjunta. Esto permitió optimizar la integración de procesos y recursos necesarios.
Además, la herramienta permite acceder desde distintos dispositivos. También cuenta con una app de acceso offline, útil para personal en planta que no siempre dispone de conectividad.
El sistema permite asociar evidencias en distintos formatos, como videos, archivos, mails, imágenes y notas anexas.
Procesos integrados en iQHSE
La solución contempla múltiples procesos dentro de una misma plataforma.
Entre ellos, se destacan auditorías, gestión de riesgos, gestión de cambios, evaluación a proveedores, revisión por la dirección y minutas de reunión.
También se incluyen reclamos de clientes, simulacros, registro de capacitación de autoelevadores y elementos de izaje, gestión de vencimientos, hallazgos, desvíos, acciones, accidentes y calibraciones.
Esta amplitud permite que distintos procesos convivan dentro de un mismo sistema.
Además, cada proceso puede contar con etapas, responsables y reglas propias.
De esta manera, iQHSE permite ordenar la gestión sin fragmentar la información en herramientas separadas.
Hallazgos desde planta
Uno de los puntos más relevantes fue la posibilidad de registrar hallazgos desde planta.
Gracias a la app offline, el personal puede generar registros aunque no tenga conexión a internet en el momento.
Esto facilita la captura de información en el lugar donde ocurre el evento o desvío.
Además, el sistema permite adjuntar evidencia en diferentes formatos. Esto incluye imágenes, videos, archivos, correos y notas.
Por lo tanto, cada hallazgo puede quedar mejor documentado y disponible para su análisis posterior.
Gestión documental
iSIG incorpora un gestor documental con circuitos de firma y autorizaciones.
Este gestor permite administrar documentos como procedimientos, instructivos, guías y presentaciones.
Además, contempla revisión y distintas instancias para identificar fácilmente el estado de cada documento.
Esto permite mejorar el control documental y reducir la dependencia de carpetas compartidas.
También facilita que los usuarios accedan a documentos vigentes y autorizados desde una plataforma común.
En consecuencia, la gestión documental se vuelve más trazable, segura y ordenada.
Alarmas y panel de pendientes
El sistema emite alarmas con una frecuencia de aviso preestablecida por el cliente.
Estas alarmas permiten anticipar vencimientos, pendientes o acciones que requieren seguimiento.
Además, el panel de pendientes permite ver no solo las tareas propias, sino también supervisar las de otra persona cuando corresponde.
Esto mejora el control de responsabilidades y facilita la coordinación entre equipos.
Por lo tanto, la organización puede dar seguimiento a sus procesos de manera más visual y preventiva.
Indicadores de gestión
Otra ventaja del sistema es su panel de indicadores.
Este panel permite centralizar distintas variables de gestión en un mismo lugar.
Además, ofrece la posibilidad de segmentar accesos. De esta manera, cada sector puede visualizar la información que corresponde a su área.
Los indicadores ayudan a analizar el estado de los procesos, identificar desvíos y tomar decisiones con información más clara.
Así, iQHSE no solo registra datos, sino que también permite convertirlos en información útil para la gestión.
Trazabilidad y seguridad
La solución iQHSE se destaca por su esquema de gestión integral.
Dentro de un mismo sistema conviven múltiples procesos, cada uno con sus etapas y responsables asignados.
Esto garantiza trazabilidad sobre la información registrada. Además, permite conocer el estado de cada proceso y quién debe intervenir en cada instancia.
También mejora la seguridad de la información, ya que los accesos pueden segmentarse según perfiles, sectores o responsabilidades.
En consecuencia, la empresa obtiene un sistema más ordenado, controlado y seguro.
Tiempo de implementación
El proyecto tuvo un tiempo de implementación de 4 meses.
Resultados
Como resultado, la empresa implementó iQHSE como plataforma para su sistema integrado de gestión.
La solución permitió reemplazar planillas Excel, carpetas compartidas y seguimiento manual por una herramienta colaborativa y centralizada.
Además, se integraron procesos de calidad, salud, seguridad y medio ambiente dentro de un mismo entorno.
También se incorporaron funcionalidades clave, como app offline, carga de evidencias, alarmas, panel de pendientes, gestor documental, circuitos de firma, autorizaciones e indicadores.
Por otro lado, la participación conjunta de los responsables de calidad y seguridad permitió mejorar la integración de procesos y recursos.
En consecuencia, la empresa logró una gestión más trazable, visual y segura de sus procesos QHSE.
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