El control periódico de equipos de laboratorio permite gestionar calibraciones, vencimientos, pendientes, alertas e indicadores desde una única plataforma. En este caso, una empresa multinacional petrolera necesitaba mejorar el seguimiento de la calibración de sus equipos de laboratorio.

La empresa no contaba con indicadores claros y medibles para controlar el estado de las calibraciones. Esto dificultaba anticipar vencimientos, visualizar pendientes y tomar acciones a tiempo.

Gracias a iWorkflow, el cliente pudo diseñar sus propios procesos dentro de iWeb. La solución permitió crear formularios, tableros de pendientes, indicadores dinámicos, alertas y recordatorios automáticos.

La situación previa

La empresa necesitaba mejorar el control de los equipos de laboratorio.

El seguimiento de calibraciones requería información clara, actualizada y medible. Sin embargo, no contaban con indicadores suficientes para visualizar vencimientos, pendientes o equipos próximos a requerir control.

Esto dificultaba la gestión diaria del laboratorio. Además, podía generar demoras para detectar equipos vencidos o próximos a vencer.

También era necesario contar con una herramienta que permitiera ordenar la información por equipo, responsable, tarea, fecha programada y estado.

Por ese motivo, la empresa detectó una oportunidad de mejora en la gestión de calibraciones y controles periódicos.

La necesidad

La empresa necesitaba implementar mejoras vinculadas a la calibración de equipos.

Además, requería un panel con indicadores claros para controlar el estado de las calibraciones.

También necesitaba un tablero de pendientes para visualizar equipos abiertos, vencidos, próximos a vencer o en curso.

Por otro lado, era importante incorporar alertas y recordatorios automáticos. Estas comunicaciones permitirían anticipar vencimientos y notificar a los responsables antes de que se generen desvíos.

Finalmente, la empresa necesitaba diseñar un proceso flexible, capaz de adaptarse a sus necesidades internas sin depender de intermediarios para cada ajuste operativo.

La solución implementada

La solución se implementó utilizando iWorkflow.

Gracias a esta herramienta, el cliente pudo diseñar sus propios procesos en iWeb. Se creó un formulario para el control periódico de equipos de laboratorio, con aprobación por partes y seguimiento de estados.

El formulario permite registrar datos del equipo, tipo de elemento, tarea a realizar, sector responsable, persona responsable, supervisor, fecha programada de control o calibración y periodicidad.

Además, permite registrar el resultado del control o calibración, indicar si el equipo queda fuera de servicio y documentar las tareas realizadas.

También se incorporó un tablero de pendientes para realizar seguimiento operativo. A su vez, se agregaron indicadores al tablero de comando mediante reglas dinámicas.

Finalmente, se implementaron alertas y recordatorios automáticos para comunicar vencimientos o controles próximos a vencer.

Formulario de control periódico

El formulario permite registrar toda la información necesaria para controlar equipos de laboratorio.

Entre los datos principales se incluyen la identificación del elemento, tipo de elemento, descripción, criticidad, tarea a realizar y sector responsable.

También se registra la persona responsable del elemento, el supervisor y la fecha programada del control o calibración.

Además, se puede definir la periodicidad del control. Por ejemplo, mensual, trimestral, semestral, anual u otros períodos definidos por la operación.

Luego, en una segunda parte del formulario, se registra el estado del control o calibración. Esto permite indicar si está a realizar, controlado, calibrado o dado de baja.

De esta manera, cada equipo queda asociado a un registro completo, consultable y trazable.

Tablero de pendientes

El tablero de pendientes permite visualizar el estado de los controles.

Los usuarios pueden consultar equipos abiertos, vencidos, próximos a vencer o en curso. Además, el tablero permite identificar responsables, fechas programadas, tareas y estado del control.

La visualización por estados facilita la priorización. Los controles críticos o vencidos pueden detectarse rápidamente.

También se puede consultar el detalle de cada registro desde el tablero. Esto permite pasar de una vista general a la información específica del equipo.

Por lo tanto, el tablero mejora la gestión diaria y reduce la dependencia de búsquedas manuales.

Indicadores de laboratorio

La solución incorporó indicadores al tablero de comando del laboratorio.

Estos indicadores permiten visualizar documentos vencidos, documentos próximos a vencer, desvíos, acciones, pedidos de análisis, controles de equipos y detectores.

En el caso de control de equipos, el tablero permite observar cantidades abiertas, vencidas o próximas a vencer.

Además, los indicadores se muestran de manera clara y visual. Esto ayuda a detectar rápidamente situaciones que requieren atención.

De esta manera, el laboratorio puede contar con una visión consolidada del estado de sus procesos y controles.

Alertas y recordatorios automáticos

El sistema incorpora alertas y recordatorios automáticos.

Cuando una fecha de control o calibración está próxima a vencer, iWeb puede enviar una comunicación al responsable correspondiente.

La alerta informa que el control del elemento está cerca de vencer y permite acceder al registro relacionado.

Esto mejora la anticipación y evita que los vencimientos se detecten tarde. Además, reduce el seguimiento manual por parte de los responsables.

Por lo tanto, las alertas ayudan a mantener el proceso activo y controlado.

Autogestión con iWorkflow

Uno de los aspectos más importantes del proyecto fue la autogestión.

iWorkflow permitió que el cliente diseñara formularios y mejoras a medida dentro de iWeb. Esto optimizó tiempos y redujo la necesidad de intermediarios para cada ajuste del proceso.

Además, la herramienta permitió adaptar el circuito a la forma real de trabajo del laboratorio.

El cliente pudo configurar formularios, reglas, tableros e indicadores según sus necesidades operativas.

En consecuencia, la solución no solo resolvió un proceso puntual. También fortaleció la capacidad interna de mejora continua.

Tiempo de implementación

El proyecto tuvo un tiempo de implementación de 2 semanas.

Resultados

Como resultado, la empresa incorporó una solución para gestionar el control periódico de equipos de laboratorio.

El formulario permitió registrar datos de equipos, responsables, tareas, fechas programadas, periodicidad y resultados del control o calibración.

Además, el tablero de pendientes permitió visualizar equipos abiertos, vencidos y próximos a vencer. Esto mejoró el seguimiento operativo y facilitó la priorización.

También se incorporaron indicadores al tablero de comando. De esta manera, el laboratorio obtuvo una visión más clara y medible sobre sus procesos.

Por otro lado, las alertas y recordatorios automáticos ayudaron a anticipar vencimientos y comunicar a los responsables.

Finalmente, iWorkflow permitió que el cliente diseñara sus formularios y mejoras a medida, optimizando tiempos y ganando autonomía.

En consecuencia, la empresa logró una gestión más ordenada, visual y trazable de sus controles y calibraciones de laboratorio.

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