El lanzamiento de nuevos productos con iWeb Workflow permite gestionar solicitudes, aprobaciones técnicas, revisión de fabricación, cotización, participación de marketing y registro de información en ERP. En este caso, una empresa multinacional fabricante de materiales de aislación térmica necesitaba ordenar y controlar el proceso completo de lanzamiento.
La empresa tenía dificultades para registrar y controlar el proceso de lanzamiento de nuevos productos. Esto generaba menor visibilidad sobre el avance de cada solicitud y dificultaba el trabajo compartido entre los sectores involucrados.
Por eso, J&B Solutions realizó un relevamiento de los procesos y diseñó un formulario iWeb Workflow multiparte. La solución permitió gestionar el circuito desde la solicitud inicial hasta las aprobaciones, la cotización primaria, la revisión de Marketing y la carga en el ERP correspondiente.
La situación previa
La empresa necesitaba mejorar la gestión del lanzamiento de nuevos productos.
El proceso involucraba a distintos sectores. Sin embargo, no contaban con una herramienta centralizada para registrar solicitudes, controlar estados y ordenar aprobaciones.
Esto dificultaba conocer en qué etapa se encontraba cada lanzamiento.
Además, la falta de un circuito digital podía generar demoras, reprocesos o pérdida de información entre áreas.
Por ese motivo, la empresa necesitaba una solución que permitiera trabajar de manera compartida y controlada.
La necesidad
La empresa necesitaba disponer de un sistema para gestionar y controlar el proceso de lanzamiento de nuevos productos.
Además, requería que los distintos sectores involucrados pudieran participar dentro de un circuito común.
También era importante controlar aprobaciones, registrar observaciones y mantener información disponible en tiempo real.
Por otro lado, el proceso debía contemplar datos técnicos, revisión de fabricación, documentación de producción, cotización primaria, intervención de Marketing y carga en el ERP.
Finalmente, la empresa necesitaba contar con una herramienta que aportara trazabilidad y orden a todo el flujo.
La solución implementada
J&B Solutions realizó un relevamiento de los procesos involucrados.
A partir de ese análisis, se diseñó un formulario iWeb Workflow multiparte para gestionar el lanzamiento de nuevos productos.
El workflow contempla distintas etapas del proceso. Entre ellas, la solicitud de producto nuevo, la revisión y aprobación de datos técnicos, la revisión y aprobación de fabricación, la carga de archivo adjunto de producción, la cotización primaria, la revisión de Marketing y el estado final del registro.
Además, el sistema permite registrar observaciones, adjuntar documentación y comunicar a los responsables que deben intervenir.
De esta manera, la empresa pudo centralizar el proceso dentro de una herramienta digital, colaborativa y trazable.
Solicitud de producto nuevo
La primera etapa permite registrar la solicitud de producto nuevo.
En esta instancia se cargan datos iniciales del producto, como dimensiones, densidad, descripción general, soporte, producto similar, lugar de ubicación y utilidad.
Esto permite iniciar el proceso con información estructurada.
Además, al registrar la solicitud dentro del workflow, la empresa puede conservar trazabilidad desde el primer paso.
De esta forma, cada nuevo producto comienza su recorrido con datos claros y disponibles para los sectores siguientes.
Revisión y aprobación de datos técnicos
Luego de la solicitud inicial, el proceso avanza hacia la revisión y aprobación de datos técnicos.
En esta etapa, los responsables pueden aprobar, rechazar o dejar pendiente la revisión.
Además, el formulario permite registrar observaciones asociadas a la evaluación.
Esto facilita que el área técnica valide la información antes de que el lanzamiento continúe.
Por lo tanto, el workflow ayuda a evitar avances sin revisión técnica correspondiente.
Revisión y aprobación de fabricación
La siguiente etapa contempla la revisión y aprobación de fabricación.
En esta instancia se evalúa si el producto puede avanzar desde el punto de vista productivo.
Además, los responsables pueden registrar observaciones, aprobar o rechazar la instancia.
Esto permite incorporar al sector de fabricación dentro del circuito formal de aprobación.
De esta manera, el proceso se vuelve más controlado y reduce la posibilidad de avanzar con productos que aún requieren análisis interno.
Documentación de producción
El workflow contempla una etapa para la carga de archivos adjuntos de producción.
Esta parte permite incorporar documentación necesaria para completar el circuito.
Además, el sistema facilita que los documentos queden asociados al registro del producto.
Esto mejora la disponibilidad de información para los sectores que deben revisar o continuar el proceso.
También permite mantener evidencia documental dentro de la misma plataforma.
Cotización primaria
Otra etapa del proceso corresponde a la cotización primaria.
En esta instancia se pueden registrar datos económicos iniciales, como costos estimados fijos, variables y costo total.
Además, el formulario permite agregar observaciones relacionadas con la cotización.
Esto permite sumar información comercial o administrativa antes de avanzar hacia las siguientes instancias.
Por lo tanto, el workflow no solo ordena datos técnicos, sino también información necesaria para evaluar la viabilidad del lanzamiento.
Revisión de Marketing
El sector de Marketing también forma parte del circuito.
En esta etapa se puede indicar si el lanzamiento es aprobado desde la mirada comercial y registrar observaciones.
Esto permite que Marketing participe formalmente en el proceso.
Además, su intervención ayuda a validar aspectos vinculados al producto, su presentación o su salida al mercado.
De esta manera, el lanzamiento se gestiona como un proceso transversal entre áreas técnicas, productivas y comerciales.
Estado del registro
El formulario también contempla el estado del registro.
Esta etapa permite identificar si el proceso se encuentra abierto o cerrado.
Además, ayuda a diferenciar lanzamientos en curso de registros ya finalizados.
Esto mejora la consulta y el seguimiento operativo.
También permite mantener una base ordenada de solicitudes, aprobaciones y lanzamientos gestionados.
Carga en ERP
La solución también permite registrar la carga en el ERP correspondiente.
Esto resulta importante para conectar el proceso de lanzamiento con la operación administrativa o productiva posterior.
Además, permite dejar constancia de que la información fue cargada en el sistema correspondiente.
De esta manera, el workflow acompaña el proceso desde la solicitud inicial hasta su integración con otros sistemas internos.
Información en tiempo real
Uno de los principales beneficios fue la disponibilidad de información en tiempo real.
Los sectores involucrados pueden consultar el estado de cada registro y conocer qué instancia se encuentra pendiente.
Además, la información queda unificada y segmentada.
Esto permite que cada usuario acceda a lo que necesita según su rol o participación dentro del proceso.
En consecuencia, el lanzamiento de productos se vuelve más claro, fluido y controlado.
Trabajo compartido entre sectores
El proceso de lanzamiento requiere la intervención de varias áreas.
Con iWeb Workflow, cada sector puede participar dentro de un circuito común.
Esto mejora la coordinación entre equipos técnicos, fabricación, producción, marketing y administración.
Además, las observaciones y documentos quedan asociados al mismo registro.
Por lo tanto, se reduce la dispersión de información y se facilita el trabajo colaborativo.
Tiempo de implementación
El proyecto tuvo un tiempo de implementación de 1 mes.
Resultados
Como resultado, la empresa logró contar con información disponible en tiempo real, unificada y segmentada.
La solución mejoró el proceso de lanzamiento de nuevos productos al permitir que los distintos sectores trabajen de manera compartida.
Además, el workflow aportó mayor fluidez al circuito, desde la solicitud inicial hasta las aprobaciones y registros posteriores.
También permitió ordenar la revisión de datos técnicos, fabricación, producción, cotización primaria y Marketing.
En consecuencia, la empresa incorporó una herramienta más clara, colaborativa y trazable para gestionar nuevos productos.
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