La gestión de obligaciones eventuales y vencimientos permite controlar trámites, acciones, documentación, recordatorios y eventos no periódicos desde una única plataforma. En este caso, una empresa multinacional petrolera necesitaba simplificar la acreditación de acciones y sumar la gestión de obligaciones eventuales dentro de su módulo de Trámites.
La empresa ya utilizaba el módulo de Trámites para organizar documentación a presentar antes de sus vencimientos. Sin embargo, necesitaba mejorar la forma de acreditar acciones y gestionar obligaciones que no requerían una ejecución periódica.
Por eso, J&B Solutions ajustó el formulario de acreditación de acciones, incorporó un panel gráfico de control y diseñó un formulario específico para obligaciones eventuales.
La situación previa
La empresa había implementado el módulo de Trámites para organizar documentación y presentaciones.
El objetivo era controlar vencimientos y asegurar que la información requerida pudiera presentarse a tiempo ante distintos organismos o entes.
Sin embargo, el proceso de acreditación de acciones todavía podía simplificarse. La gestión requería etapas que podían reducirse para facilitar el trabajo de los responsables.
Además, existía otra necesidad: canalizar obligaciones eventuales. Estas obligaciones no tenían una ejecución periódica, pero igualmente requerían control, seguimiento y registro.
Por ese motivo, la empresa necesitaba ampliar y optimizar el módulo existente.
La necesidad
La empresa necesitaba realizar un control más rápido y sencillo sobre vencimientos y acciones.
Además, requería hacer seguimiento de la ejecución de acciones y registros asociados a trámites.
También era necesario gestionar obligaciones eventuales. A diferencia de los trámites periódicos, estas obligaciones se generan ante eventos puntuales y deben ejecutarse por única vez.
Por otro lado, los administradores necesitaban una visión clara del estado de las acciones pendientes.
Finalmente, el sistema debía permitir ordenar eventos, definir tipos posibles y relacionarlos con acciones, tiempos estimados, dependencias y vencimientos.
La solución implementada
J&B Solutions ajustó el formulario de acreditación de acciones.
El objetivo fue reducir etapas y simplificar la gestión del responsable. De esta manera, las acciones podían acreditarse de forma más directa.
Además, se incorporó un panel gráfico de control. Este panel permite visualizar acciones pendientes de manera intuitiva, organizadas por colores según su cercanía con la fecha de vencimiento.
También se diseñó un formulario para gestionar obligaciones eventuales. Este formulario permite registrar eventos con tiempos estimados y dependencias.
Por otro lado, se creó un maestro para administrar los tipos de eventos posibles. Además, se realizaron ajustes en los formularios de Trámites para contemplar esta nueva modalidad.
Acreditación simplificada de acciones
Uno de los puntos centrales fue simplificar la acreditación de acciones.
Antes, el proceso requería más etapas para que el responsable pudiera completar la gestión. Esto podía generar demoras o pasos innecesarios.
Con el ajuste realizado, los usuarios pueden acreditar acciones de manera más sencilla y en una sola etapa.
Esto mejora la experiencia de uso y reduce el esfuerzo operativo. Además, permite acelerar el cierre de acciones pendientes.
De esta manera, el módulo de Trámites se vuelve más ágil para el usuario final.
Panel gráfico de control
La solución incorporó un panel gráfico para visualizar acciones pendientes.
Este panel organiza las acciones mediante colores: rojo, amarillo y verde. Cada color indica la cercanía de la acción con su fecha de vencimiento.
Esto permite detectar rápidamente qué acciones requieren mayor atención.
Además, el panel facilita el seguimiento para administradores y responsables. En lugar de revisar listados extensos, pueden identificar prioridades de forma visual.
Por lo tanto, el control de vencimientos se vuelve más claro, directo y preventivo.
Gestión de obligaciones eventuales
La empresa necesitaba gestionar obligaciones que no se repetían periódicamente.
Para resolverlo, se diseñó un formulario específico de obligaciones eventuales.
Este formulario permite registrar eventos puntuales, definir tiempos estimados y establecer dependencias. A partir de esos eventos, el sistema puede generar acciones que deben acreditarse por única vez.
Esto permite canalizar obligaciones no periódicas dentro del mismo ecosistema de gestión.
Además, evita que estos casos queden por fuera del sistema o se administren manualmente.
Maestro de tipos de eventos
La solución incluyó un maestro para registrar tipos de eventos.
Este maestro permite que los administradores definan eventos posibles y mantengan ordenada la clasificación.
Además, facilita la estandarización del proceso. Cada evento puede asociarse a acciones, tiempos o dependencias según la lógica definida.
También permite adaptar la herramienta a nuevas necesidades. Si aparece un nuevo tipo de obligación eventual, puede incorporarse al maestro.
De esta manera, el sistema gana flexibilidad sin perder control.
Ajustes en formularios de Trámites
Para integrar las obligaciones eventuales, se realizaron ajustes en los formularios de Trámites.
Estos cambios permitieron que el módulo existente contemplara la nueva modalidad de eventos.
Así, el proceso no quedó separado ni aislado. Por el contrario, las obligaciones eventuales se integraron al circuito de trámites, acciones, vencimientos y documentación.
Esto permitió mantener una gestión unificada.
Además, la información quedó disponible para seguimiento, consulta y control desde la misma plataforma.
Alarmas, recordatorios y vencimientos
El control de vencimientos fue un componente clave del proyecto.
Las acciones pendientes pueden visualizarse según su cercanía con la fecha límite. Además, el sistema permite ordenar prioridades y anticipar gestiones.
Esto ayuda a reducir riesgos de incumplimiento. También facilita la organización del trabajo diario.
Por otro lado, las alarmas y recordatorios permiten que los responsables cuenten con avisos oportunos.
En consecuencia, la empresa puede administrar trámites, acciones y eventos con mayor previsibilidad.
Trazabilidad documental
La solución mejora la trazabilidad de trámites, acciones y obligaciones eventuales.
Cada registro queda dentro del sistema. Además, se puede consultar su estado, responsable, vencimiento y documentación asociada.
Esto permite evitar controles dispersos en documentos, correos o planillas.
También facilita auditorías internas y revisiones de cumplimiento. La información se encuentra centralizada y disponible para consulta.
De esta manera, la empresa obtiene mayor control sobre su documentación y sus obligaciones.
Tiempo de implementación
El proyecto tuvo un tiempo de implementación de 3 meses.
Resultados
Como resultado, la empresa simplificó la acreditación de acciones dentro del módulo de Trámites.
Los usuarios pueden acreditar acciones de manera más sencilla, en una sola etapa. Además, pueden generar eventos de tipos predefinidos, los cuales crean acciones a acreditar por única vez.
También se incorporó un panel gráfico de control. Este panel permite visualizar acciones pendientes organizadas por colores según su cercanía al vencimiento.
Por otro lado, los administradores pueden gestionar los tipos de eventos posibles desde un maestro específico.
Además, la solución permitió integrar obligaciones eventuales al circuito de trámites, documentación, acciones y vencimientos.
En consecuencia, la empresa logró una gestión más ágil, visual y trazable de sus obligaciones legales y documentales.
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