La gestión de contratos y proveedores con CMS permite centralizar contratos, analizar proveedores, controlar informes de calificación y automatizar seguimientos vinculados a vencimientos. En este caso, una empresa multinacional petrolera necesitaba digitalizar la gestión de contratos de proveedores y mejorar la trazabilidad de sus análisis.
Antes de la implementación, la gestión se administraba con papeles, documentos Word y planillas Excel. Esto dificultaba el control, la consulta de información, el seguimiento de pendientes y la trazabilidad de cada proveedor.
Por eso, J&B Solutions desarrolló formularios Workflow para gestionar contratos, precalificación de proveedores, análisis de informes y solicitudes automáticas según vencimientos y características del proveedor.
La situación previa
La empresa gestionaba contratos y documentación de proveedores de forma manual.
El proceso se apoyaba en papeles, documentos Word y planillas Excel. Esto generaba una administración dispersa y difícil de controlar.
Además, la información de contratos y proveedores debía consultarse desde distintas fuentes. Esto podía generar demoras, duplicación de datos y menor visibilidad sobre el estado real de cada gestión.
También era necesario analizar informes vinculados a cada proveedor. Sin una herramienta centralizada, la trazabilidad de esos análisis podía depender de revisiones manuales o intercambios por correo.
Por ese motivo, la empresa necesitaba digitalizar el proceso y ordenar la gestión dentro de una plataforma común.
La necesidad
La empresa necesitaba cargar y gestionar contratos de proveedores.
Además, requería llevar trazabilidad del análisis de informes de proveedores, considerando sus características y los contratos relacionados.
También era necesario administrar procesos de precalificación. Estos procesos debían contemplar distintos tipos de informes, como integridad, financiero y Green Banding.
Por otro lado, la empresa necesitaba controlar pendientes, responsables y vencimientos. Esto era clave para evitar demoras y asegurar la continuidad del proceso.
Finalmente, se requería automatizar solicitudes cercanas a vencimiento, según las características del proveedor, su plan de vencimiento y los informes requeridos.
La solución implementada
J&B Solutions desarrolló formularios Workflow para la gestión de contratos y análisis de proveedores.
La solución permitió registrar contratos, analizar proveedores para su precalificación y gestionar informes de calificación.
Además, se incorporaron circuitos para informes de integridad, financieros y Green Banding. Cada proceso quedó vinculado a la información del proveedor y a sus contratos relacionados.
También se implementaron procesos automáticos para seguimiento de pendientes. El sistema permite asignar responsables según sector y parte activa del workflow.
Por otro lado, se desarrollaron automatizaciones para controlar vencimientos cercanos y generar solicitudes de informes cuando corresponde.
De esta manera, la empresa pasó de una gestión manual a un proceso digital, trazable y automatizado.
Gestión de contratos
El módulo permite cargar y gestionar contratos de proveedores dentro del sistema.
Cada contrato puede quedar asociado al proveedor correspondiente. Esto facilita la consulta y permite relacionar la documentación contractual con los análisis necesarios.
Además, la información queda centralizada. Los usuarios ya no dependen de archivos aislados, carpetas locales o documentos enviados por correo.
También se mejora el seguimiento. Cada registro puede avanzar por un circuito definido, con responsables, estados y tareas pendientes.
Así, la gestión contractual gana orden, trazabilidad y mayor control operativo.
Precalificación de proveedores
La solución incorpora procesos de precalificación de proveedores.
Estos procesos permiten analizar información relevante antes de avanzar con determinadas gestiones contractuales o comerciales.
Además, la precalificación puede considerar distintas características del proveedor. Esto permite definir qué informes son necesarios y qué controles deben realizarse.
El workflow ayuda a ordenar cada instancia. También permite que los responsables intervengan en el momento correspondiente.
Por lo tanto, la precalificación deja de ser un proceso manual y pasa a ser una gestión trazable dentro del sistema.
Informes de calificación
El sistema permite gestionar informes de calificación de proveedores.
Entre ellos, se contemplan informes de integridad, informes financieros y evaluaciones Green Banding.
Cada informe puede quedar vinculado al proveedor y a sus contratos relacionados. Esto permite consultar el estado del análisis y conservar antecedentes.
Además, el proceso digital ayuda a controlar qué informes están pendientes, cuáles fueron completados y cuáles están próximos a vencer.
De esta manera, la empresa obtiene mayor visibilidad sobre el cumplimiento documental y analítico de sus proveedores.
Seguimiento de responsables y SLA
La solución incluye seguimiento de responsables y SLA.
Cada parte activa del workflow puede asignar responsables automáticamente según el sector correspondiente.
Esto permite ordenar la gestión de pendientes. Además, ayuda a evitar que los casos queden detenidos sin seguimiento claro.
También se mejora la trazabilidad. El sistema permite identificar quién debe intervenir, en qué etapa y con qué responsabilidad.
En consecuencia, el proceso se vuelve más controlado y medible.
Automatización de vencimientos
Uno de los puntos más importantes fue la automatización de vencimientos.
El sistema controla informes y fechas cercanas a vencer. Además, puede generar automáticamente solicitudes de informes cuando corresponde.
Estas solicitudes se generan a partir de las características del proveedor, su plan de vencimiento y los informes requeridos.
Esto reduce la necesidad de controles manuales. También permite anticipar gestiones antes de que se produzca un vencimiento.
Por lo tanto, la automatización mejora la continuidad del proceso y reduce riesgos administrativos.
Trazabilidad del proceso
La trazabilidad fue un objetivo central de la implementación.
Cada contrato, informe, solicitud y análisis queda registrado dentro del workflow. Además, el sistema permite consultar estados, responsables y pendientes.
Esto facilita auditorías internas, revisiones de gestión y seguimiento operativo.
También permite reconstruir el historial de cada proveedor. De esta manera, la empresa puede conocer qué análisis se realizaron y qué documentación se encuentra vinculada.
En consecuencia, la gestión de contratos y proveedores se vuelve más segura, ordenada y transparente.
Tiempo de implementación
El proyecto tuvo un tiempo de implementación de 3 meses.
Resultados
Como resultado, la empresa incorporó formularios Workflow para gestionar contratos y análisis de proveedores.
La solución permitió digitalizar procesos que antes se administraban con papeles, Word y Excel. Además, mejoró la trazabilidad de contratos, informes, responsables y vencimientos.
También se incorporaron procesos de precalificación y análisis de informes de integridad, financiero y Green Banding.
Por otro lado, el workflow permitió realizar seguimiento de responsables y SLA, con asignaciones automáticas según sector y parte activa.
Además, los procesos automáticos permitieron controlar vencimientos cercanos y generar solicitudes de informes según las características de cada proveedor.
En consecuencia, la empresa logró una gestión de contratos y proveedores más ordenada, trazable y eficiente.
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