La ficha técnica de equipos rotativos permite centralizar información técnica de bombas de refinería, reducir el uso de papel, mejorar la búsqueda de datos y controlar los cambios realizados sobre cada registro. En este caso, una empresa multinacional petrolera necesitaba digitalizar las fichas técnicas de sus bombas.
La empresa gestionaba esta información en papel. Esto dificultaba el acceso rápido a los datos y generaba riesgo de pérdida de información.
Por eso, J&B Solutions diseñó un formulario iWeb Workflow para registrar la información de equipos rotativos. La solución permitió organizar los datos por secciones, facilitar la carga, restringir accesos por perfil y consultar registros desde una pantalla especial de búsqueda.
La situación previa
La empresa manejaba las fichas técnicas de las bombas de la refinería en papel.
Esta forma de trabajo generaba dificultades para acceder rápidamente a la información. Además, el gran volumen de documentos físicos aumentaba el riesgo de pérdida, duplicación o uso de información desactualizada.
También era complejo encontrar una ficha específica cuando se necesitaba consultar datos técnicos de una bomba.
Por otro lado, la información se encontraba distribuida en planillas o documentos físicos. Esto hacía más difícil mantener un formato unificado y controlar modificaciones.
Por ese motivo, la empresa necesitaba una herramienta digital para registrar y consultar la información técnica de sus equipos rotativos.
La necesidad
La empresa necesitaba registrar y unificar toda la información de las bombas de refinería.
Además, era necesario contemplar distintas secciones para facilitar la carga de datos. La información técnica incluía datos generales, ingeniería, diseño, materiales, motor, lubricación y otros datos relevantes.
También se requería una búsqueda simple y rápida. Los usuarios debían poder filtrar registros por distintos campos para encontrar la ficha correspondiente.
Por otro lado, el acceso debía estar restringido según el perfil de cada usuario. Solo los usuarios autorizados podían consultar o cargar información.
Finalmente, la empresa necesitaba controlar los cambios realizados sobre cada registro, conservando trazabilidad y respaldo de la información modificada.
La solución implementada
J&B Solutions diseñó un formulario iWeb Workflow para gestionar fichas técnicas de equipos rotativos.
El formulario permite registrar toda la información de las bombas de refinería en una plataforma digital. Además, se diseñó para que la carga fuera intuitiva y similar a las planillas que se utilizaban previamente.
Para facilitar el uso, la información fue segmentada en distintas secciones. Entre ellas, información general, datos de ingeniería, diseño, materiales, motor y lubricación.
También se desarrolló una pantalla especial de búsqueda. Esta pantalla permite filtrar registros por distintos campos del formulario y acceder a la información de manera rápida y unificada.
Además, el sistema audita los registros cargados y conserva una copia de la información antes de ser modificada. Esto permite controlar cambios y contar con respaldo de los datos.
Carga segmentada e intuitiva
Uno de los objetivos fue facilitar la carga de información.
El formulario se organizó en segmentos para que los usuarios pudieran completar cada sección de forma ordenada.
Esta estructura permite separar datos generales, técnicos y operativos. Además, ayuda a reducir errores de carga y mejora la comprensión del formulario.
También se buscó mantener una lógica similar a las planillas utilizadas en la refinería. De esta manera, el cambio hacia el sistema digital fue más simple para los usuarios.
En consecuencia, el proceso de carga se volvió más claro, rápido y controlado.
Información técnica centralizada
La solución permitió centralizar la información de las bombas de refinería.
En lugar de depender de papeles o archivos aislados, los datos quedaron disponibles dentro de iWeb Workflow.
Esto facilita la consulta diaria por parte de usuarios autorizados. Además, reduce tiempos de búsqueda y evita tener que revisar documentación física.
También permite unificar formatos. Cada ficha se registra con la misma estructura, lo que mejora la calidad y consistencia de la información.
De esta manera, la empresa obtiene una base técnica más ordenada y confiable.
Pantalla de búsqueda
El módulo cuenta con una pantalla especial de búsqueda.
Esta pantalla permite filtrar registros por distintos campos del formulario. Por ejemplo, datos del equipo, características técnicas o información registrada en las secciones de la ficha.
Esto permite acceder de manera rápida a la información necesaria.
Además, la búsqueda centralizada reduce el tiempo dedicado a localizar documentos o planillas.
Por lo tanto, los usuarios pueden encontrar la ficha correspondiente de forma más ágil y trabajar con información actualizada.
Auditoría de registros
El sistema audita todos los registros cargados.
Además, realiza una copia de la información antes de ser modificada. Esto permite conservar trazabilidad sobre los cambios realizados.
Esta funcionalidad aporta mayor control sobre la información técnica. También funciona como respaldo ante modificaciones incorrectas o necesidad de revisión posterior.
Por otro lado, la auditoría ayuda a conocer qué datos fueron actualizados y a mantener mayor seguridad sobre la información registrada.
En consecuencia, la empresa puede gestionar fichas técnicas con mayor control y confianza.
Acceso restringido por perfil
La solución contempla acceso restringido por grupos funcionales.
Esto permite que solo los usuarios autorizados puedan cargar o consultar fichas de equipos rotativos.
Además, la restricción por perfil ayuda a proteger información técnica sensible. Cada usuario accede según sus permisos dentro de iWeb.
También mejora el control interno. La empresa puede definir quiénes pueden intervenir sobre la información y qué nivel de acceso corresponde a cada grupo.
De esta manera, el módulo combina disponibilidad de datos con seguridad de acceso.
Beneficios operativos
La digitalización de fichas técnicas generó beneficios directos.
En primer lugar, permitió reducir el uso de papel y controlar mejor la información. Además, mejoró la productividad al disminuir tiempos de búsqueda.
También ayudó a unificar formatos y centralizar el acceso a la información.
Por otro lado, la carga segmentada hizo que el proceso fuera más intuitivo para los usuarios.
Finalmente, la auditoría de registros y el acceso restringido aportaron mayor seguridad y trazabilidad.
Tiempo de implementación
El proyecto tuvo un tiempo de implementación de 2 semanas.
Resultados
Como resultado, la empresa mejoró los tiempos de acceso a la información técnica de sus bombas de refinería.
La información quedó unificada y disponible en iWeb Workflow. Además, se redujo el riesgo de pérdida de datos asociado al uso de papel.
También se incorporó una pantalla de búsqueda con filtros, lo que facilitó la consulta de registros.
Por otro lado, el sistema permitió controlar modificaciones mediante auditoría de registros y copias previas al cambio.
Además, el acceso quedó restringido según el perfil de los usuarios, fortaleciendo la seguridad de la información.
En consecuencia, la empresa logró una gestión más ordenada, rápida y trazable de las fichas técnicas de sus equipos rotativos.
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