La gestión de solicitudes ABM con controles SOX permite registrar pedidos, validar aprobaciones, controlar flujos de trabajo y centralizar información crítica para procesos administrativos y financieros. En este caso, una empresa multinacional petrolera necesitaba mejorar la gestión de solicitudes vinculadas a altas, bajas y modificaciones.
El proceso se gestionaba principalmente mediante correos electrónicos con archivos adjuntos. Esto dificultaba el seguimiento, la trazabilidad y la consolidación de la información.
Por eso, J&B Solutions implementó mejoras sobre los procesos existentes y desarrolló nuevos flujos de trabajo en iWeb. La solución permitió optimizar validaciones, evitar aprobaciones duplicadas, incorporar nuevas condiciones de negocio y centralizar los registros en un reporte integral.
La situación previa
La empresa gestionaba solicitudes a través de correos electrónicos.
Estos correos incluían adjuntos con datos, aprobaciones e información necesaria para avanzar con cada caso. Sin embargo, este esquema podía generar demoras, dispersión y dificultad para consultar antecedentes.
Además, los procesos existentes requerían ajustes. Algunas aprobaciones se repetían cuando el aprobador era el mismo. También existían condiciones nuevas que debían contemplarse dentro del flujo de validación.
Por otro lado, la organización incorporaba nuevos procesos que todavía no estaban integrados al sistema. Esto generaba la necesidad de ampliar la solución y mantener toda la información registrada en una misma plataforma.
Por ese motivo, la empresa necesitaba mejorar la eficiencia del circuito y fortalecer la trazabilidad de los casos.
La necesidad
La empresa necesitaba incorporar nuevos cambios en su sistema actual.
El objetivo era mejorar la eficiencia de los procesos existentes y agregar nuevos flujos de trabajo utilizados por el negocio.
Además, era necesario optimizar las validaciones. En algunos casos, no tenía sentido exigir más de una aprobación cuando el aprobador era la misma persona.
También se requerían nuevas validaciones según condiciones adicionales. Estas reglas eran necesarias para aprobar casos de acuerdo con cada situación.
Por otro lado, algunos procesos necesitaban modificar su flujo según variables propias de cada caso. Esto permitía saltear etapas cuando no aplicaban o exigir pasos adicionales cuando eran necesarios.
Finalmente, la empresa necesitaba un reporte integral que unificara la información de todos los flujos de trabajo y facilitara la búsqueda de registros.
La solución implementada
J&B Solutions desarrolló mejoras sobre los procesos actuales y nuevos flujos para la registración en ABM.
Entre las mejoras, se ajustaron los flujos de validación para evitar aprobaciones duplicadas cuando el aprobador era el mismo.
También se incorporaron nuevas validaciones basadas en condiciones adicionales. Esto permitió que cada caso siguiera el circuito adecuado según sus características.
Además, se agregaron condiciones capaces de modificar el flujo de negocio existente. De esta manera, el sistema puede agilizar procesos, omitir etapas que no aplican y exigir aprobaciones necesarias antes de finalizar un caso.
Por otro lado, se desarrollaron nuevos flujos de trabajo. Entre ellos, gestión de habilitación de clientes, validaciones SaSu y validaciones de transporte.
Finalmente, se incorporó un reporte integral para visualizar registros de todos los flujos existentes en el sistema.
Optimización de aprobaciones
Uno de los puntos clave fue la mejora en los circuitos de aprobación.
El sistema anterior podía requerir más de una aprobación aunque el aprobador fuera la misma persona. Esto generaba pasos innecesarios y demoras en la resolución de casos.
Con las mejoras implementadas, el flujo puede reconocer estas situaciones y evitar aprobaciones redundantes.
Esto permite agilizar el proceso sin perder control. Además, mejora la experiencia de los usuarios que intervienen en la aprobación.
De esta manera, el circuito se vuelve más eficiente y se adapta mejor a la lógica real del negocio.
Nuevas validaciones por condición
La solución incorporó nuevas validaciones según condiciones específicas.
Cada caso puede tener variables propias que determinan qué controles deben aplicarse. Por eso, no todos los registros deben seguir exactamente el mismo recorrido.
El sistema permite evaluar condiciones adicionales y definir si un caso puede avanzar, requiere una aprobación particular o debe cumplir una validación específica.
Esto mejora el control sobre el proceso. También reduce errores, ya que las reglas quedan incorporadas dentro del workflow.
Por lo tanto, la gestión de solicitudes ABM gana consistencia, trazabilidad y mayor alineación con los controles internos.
Flujos dinámicos de negocio
El proyecto también incluyó nuevas condiciones que alteran el flujo de negocio existente.
Estas condiciones permiten que el sistema tome distintos caminos según las variables de cada caso.
Cuando una parte del flujo no aplica, el sistema puede saltearla. En cambio, cuando una etapa es necesaria, se mantiene como condición para finalizar el caso.
Esto permite que el workflow no sea rígido. Al contrario, se adapta a cada solicitud y evita pasos innecesarios.
Como resultado, los procesos se vuelven más ágiles, sin dejar de cumplir con las validaciones requeridas.
Nuevos procesos incorporados
Además de las mejoras sobre procesos existentes, se desarrollaron nuevos flujos de trabajo.
Entre ellos, se incluyó la gestión de habilitación de clientes. También se incorporaron validaciones SaSu y validaciones de transporte.
Estos nuevos circuitos permitieron ampliar el alcance del sistema y registrar procesos que antes no estaban contemplados.
De esta manera, la empresa pudo sumar nuevas necesidades operativas sin dispersar la información en correos o documentos externos.
Además, cada flujo quedó integrado dentro de la misma lógica de trazabilidad, validación y seguimiento.
Reporte integral
La solución se acompañó con un reporte integral.
Este reporte permite visualizar registros de todos los flujos de trabajo existentes en el sistema.
La información queda unificada y disponible para consulta. Esto facilita la búsqueda de casos, el seguimiento de estados y el análisis de los procesos.
Además, el reporte evita tener que revisar información en múltiples fuentes. Los usuarios pueden acceder a una visión consolidada de la gestión.
Por lo tanto, el reporte integral aporta control, eficiencia y mayor visibilidad para los equipos administrativos y financieros.
Tiempo de implementación
El proyecto tuvo un tiempo de implementación de 3 meses.
Resultados
Como resultado, la empresa mejoró la gestión de solicitudes ABM dentro de iWeb.
Las actualizaciones sobre los procesos actuales permitieron optimizar validaciones, reducir aprobaciones duplicadas y agilizar flujos de trabajo.
Además, se incorporaron nuevas condiciones de negocio. Esto permitió adaptar el recorrido de cada caso según sus variables y requerimientos.
También se desarrollaron nuevos flujos, como habilitación de clientes, validaciones SaSu y validaciones de transporte.
Por otro lado, el reporte integral permitió centralizar la información de todos los procesos existentes. Esto facilitó la búsqueda, el monitoreo y la consulta de registros.
En consecuencia, la empresa logró una gestión más eficiente, trazable y controlada de sus solicitudes ABM, alineada con sus procesos administrativos, financieros y de control SOX.
¿Tu empresa necesita ordenar solicitudes ABM, aprobaciones y controles internos?
En J&B Solutions desarrollamos soluciones sobre iWeb Workflow para digitalizar procesos administrativos, automatizar validaciones, centralizar reportes y mejorar la trazabilidad.
📅 Solicitá una demo gratuita y conocé cómo iWeb puede ayudarte a gestionar solicitudes, aprobaciones, ABM y controles SOX en un solo lugar. 👉 Agendá
