La ficha técnica de equipos rotativos permite centralizar información crítica de bombas, motores, materiales, diseño, lubricación y datos de ingeniería. En este caso, una empresa multinacional petrolera necesitaba digitalizar las fichas técnicas de las bombas de su refinería.
La empresa manejaba esta información en papel. Esto dificultaba el acceso rápido a los datos y generaba riesgo de pérdida de información.
Por eso, J&B Solutions desarrolló un formulario iWeb Workflow para registrar, consultar y auditar la información técnica de los equipos rotativos.
La situación previa
La empresa gestionaba las fichas técnicas de las bombas de la refinería en papel.
Cada ficha contenía información relevante para la operación, el mantenimiento y la consulta técnica. Sin embargo, al estar en soporte físico, el acceso podía ser lento.
Además, buscar una ficha específica requería revisar documentación manualmente. Esto podía generar demoras cuando el equipo necesitaba consultar datos de una bomba, sus materiales o sus condiciones técnicas.
También existía riesgo de pérdida o deterioro de la información. En una operación industrial crítica, esta situación podía afectar la disponibilidad de datos confiables.
Por ese motivo, la empresa necesitaba digitalizar y unificar la información técnica de sus equipos rotativos.
La necesidad
La empresa necesitaba registrar toda la información de las bombas de la refinería en un sistema unificado.
Además, requería organizar la carga por secciones. Esto permitía que los usuarios pudieran completar la ficha de forma más clara y acceder rápidamente a cada bloque de información.
También era necesario facilitar la búsqueda de registros. El sistema debía permitir filtrar fichas por distintos campos para encontrar la información técnica sin depender de archivos físicos.
Por otro lado, la empresa necesitaba controlar el acceso según el perfil de cada usuario. No todos los usuarios debían tener las mismas posibilidades de carga, modificación o consulta.
Finalmente, era importante auditar los cambios realizados. De esta manera, cada modificación podía quedar respaldada y trazable.
La solución implementada
J&B Solutions diseñó un formulario iWeb Workflow para gestionar fichas técnicas de equipos rotativos.
La solución permite registrar toda la información de las bombas de refinería dentro de una plataforma digital.
El formulario se organizó por secciones para facilitar la carga. Entre ellas, se contemplan información general, datos de ingeniería, diseño, materiales, motor y lubricación.
Además, la estructura se diseñó para que la carga fuera intuitiva y similar a las planillas que el cliente utilizaba previamente. Esto ayudó a reducir la curva de adaptación de los usuarios.
También se desarrolló una pantalla especial de búsqueda. Esta pantalla permite filtrar registros por distintos campos del formulario y acceder a la información de manera rápida.
Carga segmentada de información
La carga segmentada fue un punto clave de la solución.
En lugar de registrar toda la información en un bloque único, el formulario divide los datos por secciones. Esto facilita la lectura, la carga y la posterior consulta.
Cada sección agrupa información técnica relacionada. Por ejemplo, datos generales del equipo, características de ingeniería, materiales, motor o lubricación.
Esto permite que los usuarios encuentren con mayor facilidad el dato que necesitan.
Además, la segmentación ayuda a mejorar la calidad de la carga. El usuario trabaja con una estructura más ordenada y cercana al uso real del proceso.
Pantalla de búsqueda
La solución incluye una pantalla de búsqueda de equipos rotativos.
Esta pantalla permite filtrar fichas por distintos campos del formulario. De esta manera, los usuarios pueden acceder rápidamente al registro que necesitan.
Esto mejora los tiempos de consulta. También evita tener que revisar grandes volúmenes de papel o buscar planillas específicas.
Además, la información queda centralizada. Por lo tanto, los usuarios autorizados pueden consultar los datos desde iWeb, sin depender de archivos físicos.
Seguridad y auditoría
El acceso al módulo se gestiona mediante grupos funcionales.
Esto permite restringir la carga, consulta o modificación de fichas según el perfil de cada usuario. Así, solo los usuarios autorizados pueden acceder a la información correspondiente.
Además, el sistema audita los registros cargados. También conserva control sobre las modificaciones realizadas.
De esta manera, la empresa puede contar con trazabilidad sobre los cambios. Esto ayuda a proteger la integridad de la información técnica.
Tiempo de implementación
El proyecto tuvo un tiempo de implementación de 2 semanas.
Resultados
Como resultado, la empresa incorporó una herramienta digital para gestionar fichas técnicas de equipos rotativos.
La solución permitió unificar información técnica de bombas de refinería en iWeb Workflow. Además, mejoró los tiempos de acceso a los datos.
También se redujo la dependencia del papel. Esto ayudó a controlar el riesgo de pérdida de información y facilitó la consulta desde un entorno centralizado.
Por otro lado, el módulo incorporó controles de seguridad por perfil de usuario. De esta manera, la información queda disponible solo para quienes tienen permisos.
Además, la auditoría de registros permitió contar con mayor control sobre los cambios realizados.
En consecuencia, la empresa obtuvo una gestión más ordenada, segura y trazable de la información técnica de sus equipos rotativos.
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