El workflow de diseño gráfico permite ordenar la creación, revisión y aprobación de etiquetas, films, sachets y otros insumos de packaging. En este caso, una empresa líder mundial en alimentación necesitaba digitalizar el circuito SPRINT para nuevos diseños gráficos.
El proceso podía originarse por un cambio de diseño o por cambios en leyendas regulatorias. Además, cada solicitud debía avanzar por áreas como R&D Pack, SSD, Regulatorios, Calidad, Marketing, Diseño, Planning e Impresores.
Por eso, J&B Solutions implementó un workflow en iWeb. La solución permite registrar la solicitud, generar formatos asociados, cargar inputs por sector, adjuntar diseños y cerrar el circuito con documentación en iDMS.
La situación previa
La empresa necesitaba ordenar el circuito de creación de diseños gráficos.
Este proceso involucraba distintas áreas internas y proveedores externos. Además, cada etapa debía completarse en un plazo determinado.
También era necesario controlar información por marca, tipo de insumo, formato, código de barras y tipo de proyecto. Por ejemplo, el cambio podía corresponder a RNPA, textos o diseño de etiqueta.
Sin una herramienta digital, el seguimiento podía quedar disperso. Además, era más difícil conocer el estado de cada diseño, los responsables pendientes y los documentos asociados.
Por ese motivo, la empresa necesitaba un circuito trazable y centralizado.
La necesidad
La empresa necesitaba gestionar la generación de etiquetas y piezas de packaging.
Además, requería un workflow capaz de contemplar distintos formatos. Entre ellos, etiqueta, film, sachet, sleeve y bander.
También era necesario diferenciar el tipo de proyecto. El circuito podía responder a un cambio de RNPA, textos o diseño.
Por otro lado, el proceso requería aprobaciones de varias áreas. Cada sector debía cargar sus inputs, adjuntar documentación y validar su parte.
Finalmente, el diseñador debía subir los nuevos diseños a iWeb. Luego, esos archivos debían vincularse con iDMS para generar el documento final y continuar el circuito con proveedores.
La solución implementada
J&B Solutions implementó el circuito SPRINT mediante workflow y multiregistros en iWeb.
La primera parte permite registrar la solicitud de diseño gráfico. Allí se cargan datos como proyecto, tipo de insumo, marca, formato, código de barras, sabor, tipo de proyecto y agencia diseñadora.
Además, desde la Parte 1 se generan multiregistros asociados por formato. Cada formato cuenta con su propio flujo y seguimiento.
Luego, el proceso avanza hacia la carga de inputs por sector. En esta etapa intervienen áreas como R&D Pack, Asuntos Regulatorios, SSD y Calidad.
También se permite adjuntar documentos, planos, artes, links y archivos asociados. De esta forma, la información queda centralizada en un mismo registro.
Participación de áreas y proveedores
El workflow organiza la intervención de cada sector.
R&D Pack puede cargar planos aprobados y archivos OPM. Además, Asuntos Regulatorios puede vincular proyectos de rótulo y validar estados.
SSD puede indicar proveedores como polimerista e impresor. También puede definir el tipo de impresión y la cantidad de colores habilitados.
Calidad puede cargar códigos documentales, contactos y comentarios. Luego, otros sectores pueden avanzar con aprobaciones, recepción de carpetas y entregas.
Por otro lado, los diseños aprobados pueden ser enviados a proveedores externos. Esto incluye polimeristas e impresores encargados de elaborar las etiquetas.
Integración con iDMS y Oracle Financials
Uno de los puntos destacados es la relación con iDMS.
El diseñador sube los nuevos diseños como archivos adjuntos al registro. Luego, se genera en iDMS el documento final correspondiente.
Además, iDMS se relaciona con Oracle Financials. Esto permite conectar el circuito de diseño gráfico con procesos documentales y sistemas corporativos.
De esta manera, el workflow no queda aislado. Por el contrario, forma parte de un flujo más amplio de documentación, aprobación y gestión de insumos.
Material de apoyo operativo
La implementación también se apoyó en material visual del proceso.
Las tarjetas del circuito SPRINT detallan pasos, responsables y días hábiles esperados. Además, muestran tareas específicas para áreas como Marketing, R&D Pack, R&D Fórmula, Diseñador, Legales, Planning, SSD, Calidad, Regulatorio, Suministros e Impresor.
Este material facilita la comprensión del proceso. También ayuda a los usuarios a identificar qué deben completar en cada etapa.
Por eso, el circuito combina la gestión digital en iWeb con una representación clara del flujo operativo.
Tiempo de implementación
El proyecto tuvo un tiempo de implementación de 4 meses.
Resultados
Como resultado, la empresa incorporó un workflow digital para gestionar el circuito SPRINT.
La solución permitió ordenar la creación de nuevos diseños gráficos. Además, centralizó información por proyecto, marca, tipo de insumo, formato y código de barras.
También se logró estructurar la intervención de distintas áreas. Cada sector puede cargar sus inputs, adjuntar documentos y actualizar el estado de su parte.
Por otro lado, los multiregistros permiten gestionar distintos formatos dentro de una misma solicitud. De esta manera, el seguimiento resulta más claro y flexible.
Además, la integración con iDMS permite generar el documento final. Esto fortalece la trazabilidad documental y conecta el proceso con sistemas corporativos.
En consecuencia, la empresa logró un circuito más ordenado, trazable y colaborativo para gestionar etiquetas, diseños y documentación de packaging.
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