El portal de comprobantes para proveedores permite reducir consultas administrativas y facilitar el acceso a documentación. En este caso, la empresa necesitaba que sus proveedores pudieran descargar notas de débito sin intervención del personal interno.
El sector Administración recibía llamados telefónicos de proveedores que solicitaban información sobre sus notas de débito. Además, el envío de archivos se realizaba de forma manual.
Por eso, J&B Solutions incorporó un informe en el sistema iView. De esta manera, cada proveedor puede acceder a sus comprobantes y descargarlos de forma directa.
La situación previa
El sector Administración recibía consultas frecuentes de proveedores.
Estas consultas estaban relacionadas con notas de débito y comprobantes. Además, muchas solicitudes requerían revisar información y enviar archivos manualmente.
Esto generaba una carga operativa para el equipo administrativo. También podía provocar demoras en la respuesta a los proveedores.
Sin una herramienta de autogestión, cada descarga dependía de la intervención de una persona. Por ese motivo, la empresa necesitaba simplificar el proceso.
Además, el envío manual de archivos podía dificultar el control. La información no siempre quedaba disponible de forma inmediata para quien la necesitaba.
La necesidad
La empresa necesitaba que los proveedores pudieran descargar sus notas de débito sin intervención del área de Administración.
Además, buscaba reducir llamados telefónicos y consultas repetitivas. Para eso, era importante ofrecer una herramienta simple de acceso a comprobantes.
También era necesario ordenar la disponibilidad de archivos. De esta forma, el proveedor podía consultar la información cuando la necesitara.
Por otro lado, el equipo administrativo necesitaba liberar tiempo operativo. Así, podía enfocarse en tareas de mayor valor y evitar gestiones manuales recurrentes.
La solución implementada
J&B Solutions incorporó un informe dentro del sistema iView.
Este informe permite que el proveedor acceda a sus comprobantes. Además, puede descargar sus notas de débito desde el sistema, sin solicitar el archivo al personal administrativo.
La solución se integró al esquema de consulta ya disponible en iView. Por eso, el proveedor puede visualizar información y obtener documentación desde un mismo entorno.
También se redujo la dependencia del envío manual de archivos. De esta manera, el proceso se volvió más ágil y ordenado.
Acceso a la información
El informe permite centralizar la consulta de comprobantes.
Gracias a esta funcionalidad, los proveedores pueden acceder a la información de forma directa. Además, el área de Administración reduce el volumen de solicitudes manuales.
También mejora la disponibilidad de la documentación. El proveedor no necesita esperar una respuesta interna para obtener sus archivos.
Por otro lado, el proceso queda mejor organizado. Esto ayuda a mantener una gestión más clara de comprobantes, consultas y descargas.
Tiempo de implementación
El proyecto tuvo un tiempo de implementación de 2 semanas.
Resultados
Como resultado, la empresa incorporó un informe en iView para la descarga de comprobantes.
La solución permitió que los proveedores descarguen sus notas de débito sin intervención del personal de Administración. Además, redujo la necesidad de enviar archivos de forma manual.
También ayudó a disminuir consultas telefónicas relacionadas con comprobantes. De esta manera, el equipo administrativo pudo ordenar mejor su carga de trabajo.
En consecuencia, la empresa incorporó una herramienta simple para mejorar la autogestión de proveedores. Además, fortaleció el acceso a la información mediante un sistema digital más ágil.
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