La gestión de fichas de producto permite ordenar datos técnicos, aprobaciones, versiones y cambios dentro de un proceso productivo. En este caso, DEVESA necesitaba administrar sus fichas de producto de forma integral.
La empresa requería controlar información técnica compleja. Además, necesitaba contemplar logos, productos base, idiomas, destinos, clientes, rótulos, etiquetas y métodos de preservación.
También debía gestionar variables específicas como control de temperatura y marbling score. Por eso, el proceso requería una solución flexible, segura y trazable.
J&B Solutions implementó un workflow multiparte en iWeb. De esta manera, cada ficha puede avanzar por etapas, con aprobaciones, roles, controles y trazabilidad completa.
La situación previa
DEVESA necesitaba organizar el diseño y los datos técnicos de sus fichas de producto.
La información tenía múltiples variables. Por ejemplo, empresa emisora, logos, productos base, idiomas, destinos, clientes y etiquetas.
Además, cada ficha debía contemplar definiciones técnicas propias del producto. Esto incluía rótulos, métodos de preservación, control de temperatura y otros datos específicos.
Sin un flujo controlado, el proceso podía volverse difícil de administrar. También podía generar errores de carga o pérdida de trazabilidad.
Por ese motivo, la empresa necesitaba una herramienta digital para ordenar el ciclo completo de cada ficha.
La necesidad
La empresa necesitaba establecer un workflow de aprobación altamente controlado.
Además, diferentes sectores debían intervenir de forma secuencial. Cada área debía aportar información, validar datos y avanzar el proceso cuando correspondiera.
También era necesario medir la eficiencia del circuito. Para eso, se requería registrar responsables, tiempos objetivos y cambios de estado mediante un SLA.
Por otro lado, la empresa necesitaba herramientas administrativas. Estas debían permitir editar campos, cancelar fichas o pasarlas a estado obsoleto sin perder la trazabilidad original.
Finalmente, la información debía compartirse con el ERP de forma automática. Así, el sistema de gestión podía contar con datos actualizados.
La solución implementada
J&B Solutions diseñó un workflow multiparte para la gestión de fichas de producto.
El formulario base se organizó en 8 partes independientes, desde P1 hasta P8. Cada parte responde a una etapa del proceso.
De esta manera, la ficha avanza paso a paso. Además, cada sector interviene solo cuando debe hacerlo.
También se configuró un ecosistema de tablas maestras. Estas tablas permiten estandarizar la información cargada en el formulario.
Entre las tablas utilizadas se contemplan títulos, idiomas, productos, rótulos, presentaciones, logos y leyendas. Así, los usuarios trabajan con datos predefinidos y consistentes.
Seguridad, roles y aprobaciones
La solución incluyó una configuración granular de grupos funcionales.
Esto permite controlar qué puede ver, editar o comunicar cada usuario. Además, cada empleado accede únicamente a la parte del formulario que le corresponde.
Esta configuración protege la información de la ficha. También evita intervenciones fuera del circuito definido.
Por eso, el workflow permite coordinar el trabajo de varias áreas sin perder control sobre el proceso.
Trazabilidad, SLA y cambios
Se implementó un formulario de SLA para monitorear los cambios de estado.
El SLA permite medir tiempos de gestión y controlar el cumplimiento de los objetivos definidos. Además, ayuda a detectar demoras dentro del circuito.
También se habilitó un formulario especial para gestión de cambios y obsolescencia.
Esta funcionalidad permite editar datos administrativos, cancelar fichas pendientes o pasar una ficha a estado obsoleto.
Cada modificación queda registrada con fecha, hora, usuario y comentarios. De esta manera, la trazabilidad original del documento se mantiene.
Integración con ERP
La solución también contempla el envío automático de información al ERP.
Esto permite que el ERP acceda a la última información disponible sobre fichas, formatos, imágenes y definiciones.
Además, reduce la necesidad de cargas manuales duplicadas. Por lo tanto, mejora la consistencia de los datos entre sistemas.
Tiempo de implementación
El proyecto tuvo un tiempo de implementación de 3 meses.
Resultados
Como resultado, DEVESA logró un control total, paramétrico y multilenguaje sobre el ciclo de vida de sus fichas de producto.
La solución permite administrar cada ficha desde la carga inicial hasta su eventual obsolescencia. Además, el diseño de la ficha puede parametrizarse según el formato requerido por cada cliente o país.
Las tablas maestras redujeron errores de carga. También ayudaron a proteger la integridad de la información técnica.
Por otro lado, la trazabilidad quedó garantizada. Cada aprobación, edición administrativa, cancelación o cambio de estado queda registrado.
Además, el equipo de trabajo quedó mejor coordinado. Cada área interviene cuando corresponde y aporta su información dentro del circuito definido.
Finalmente, el ERP puede contar con la información actualizada de fichas, formatos, imágenes y definiciones. De esta manera, la empresa fortaleció la gestión técnica de productos y mejoró la integración entre procesos.
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