El software de gestión de equipos electrónicos se transformó en una pieza clave para GEMIGEO, una pyme de origen europeo con operaciones de exploración marítima en todo el mundo. Antes de implementar el módulo iWorkflow de iWeb, IT controlaba con una planilla de cálculo unos 400 equipos —notebooks, celulares, impresoras, pantallas, routers y otros dispositivos— que rotan permanentemente entre usuarios y proyectos en múltiples locaciones.
Una planilla podía decir dónde estaba un equipo y quién era su responsable. Pero no contaba su historia. Y para una empresa con capital descentralizado a esta escala, esa historia se volvió un dato crítico.
La situación previa: una planilla con visibilidad limitada
La gestión de equipos se llevaba originalmente con las limitaciones propias de una planilla de cálculo. En el mejor de los casos, mostraba la ubicación actual del equipo, su responsable y la fecha de entrega.
Lo que no mostraba era todo lo demás: movimientos pasados, reservas futuras, vencimientos próximos, estado técnico del equipo, mantenimientos asociados. Cada vez que IT necesitaba reconstruir esa información, dependía de buscar en mails, hablar con responsables o cruzar versiones antiguas de la planilla.
La necesidad: información en tiempo real sobre 400 equipos en rotación
GEMIGEO necesitaba disponer en tiempo real de la información relacionada con los equipos de la compañía asignados a los usuarios de los distintos proyectos. El número no es menor: hablamos de aproximadamente 400 equipos —notebooks, celulares, impresoras, pantallas, routers y otros dispositivos— que rotan según la evolución de los negocios y que representan un importante capital descentralizado geográficamente en múltiples locaciones.
Para una operación así, una planilla deja de ser suficiente. Lo que se necesita es un sistema que muestre el equipo, su contexto, su historial y su futuro inmediato, todo en un solo lugar.
La solución implementada por J&B Solutions
J&B implementó la gestión sobre iWeb, utilizando el módulo iWorkflow para modelar el ciclo completo de asignación, reserva y devolución, e integrándolo con iWO para el mantenimiento de cada equipo individual.
Historial completo de movimientos
Cada equipo conserva el registro de todos sus movimientos: quién lo recibió, cuándo, en qué proyecto, cuándo lo devolvió. La gerencia accede al historial sin reconstruirlo a mano.
Reserva de equipos para futuras entregas
El sistema permite reservar equipos que se entregarán en una fecha próxima, evitando conflictos de disponibilidad cuando varios proyectos compiten por el mismo recurso.
Alertas automáticas por mail
Al acercarse la fecha estipulada de devolución, el sistema envía alertas por mail al responsable del equipo y al responsable de IT, para que la devolución se gestione antes de convertirse en un pendiente olvidado.
Tablero de pendientes de devolución
IT cuenta con un tablero de visualización de pendientes de devolución, una vista única para identificar rápidamente qué equipos están vencidos o por vencer y actuar en consecuencia.
Data sheet por tipo de equipo
Según el tipo de equipo, éste tiene asociado un data sheet donde quedan registradas sus características técnicas principales —modelo, especificaciones, accesorios— accesibles desde la ficha del equipo.
Mantenimiento preventivo y correctivo desde iWO
Como equipo individual, cada dispositivo puede ser objeto de mantenimiento preventivo y correctivo desde el módulo iWO. Así, la gestión de asignación y la gestión de mantenimiento conviven en el mismo sistema, sin duplicar registros.
Resultados
La implementación se completó en 15 días. Con este sistema de control y gestión de equipos electrónicos, el área de IT de GEMIGEO logró tres saltos concretos:
Mejor calidad de información. Los datos pasaron a estar centralizados, actualizados y disponibles para consulta inmediata, en lugar de vivir en distintas versiones de una planilla.
Control en tiempo real sobre cada equipo. Quien necesite saber dónde está un dispositivo, quién lo tiene y cuándo lo debe devolver, lo ve al instante.
Trazabilidad completa y base para decisiones. Cada equipo tiene su historia documentada —asignaciones, devoluciones, mantenimientos— y eso permite tomar decisiones sobre renovación, reasignación o baja con información real, no con intuiciones.
Para una pyme con operaciones distribuidas globalmente, ese cambio es lo que permite escalar la gestión de IT sin escalar el equipo administrativo.
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